Datum för ikraftträdande: 2018-05-25
Senast uppdaterad: 2018-08-20

 

1 INLEDNING OCH SYFTE

Denna policy beskriver hur Head Agent Group AB (fortsättningsvis ”Head Agent” eller ”vi”), som personuppgiftsansvarig, behandlar personuppgifter kopplade till kunder (potentiella och befintliga), leverantörer och kandidater.

Head Agent har följande organisationsnummer och kontaktuppgifter:

Organisationsnummer: 556803-3285
Adress: Kungsgatan 28, 111 35 Stockholm
Telefon: 08-515 140 48

Vid eventuella ytterligare frågor och synpunkter angående denna policy eller Head Agents behandling av personuppgifter var god kontakta Head Agent på info@headagent.se

Head Agent strävar efter att i alla våra kontakter, kunder såväl som nuvarande nätverk och potentiella kandidater, värna om individens integritet vad gäller hur Head Agents medarbetare hanterar, lagrar och skyddar personuppgifter. Vi arbetar i enlighet med gällande lagar, det vill säga fram till den 25 maj 2018 personuppgiftslagen (”PUL” 1998:204) och därefter den allmänna dataskyddsförordningen (”GDPR”), med kompletterande nationell lagstiftning, som träder i kraft den 25 maj 2018.

Head Agent har innan introduktionen av GDPR, arbetat enligt Svenska Personuppgiftslagen (”PUL” 1998:204) som grundar sig i EU-direktivet 95/46/EC som riktar sig mot att förhindra överträdelse av personlig integritet vid bearbetning av personuppgifter. Då Head Agents arbete och tjänster sedan tidigare har utformats under strikt dataskyddslagstiftning har Head Agent sedan innan GDPR arbetet med hög integritet i åtanke.

I denna policy förklaras det hur och varför Head Agent samlar in och hanterar personuppgifter rörande sina potentiella och befintliga kunder, leverantörer och kandidater (fortsättningsvis hänvisas personerna vars personuppgifter behandlas enligt denna policy även till som ”du”, ”dig” och ”ni”). Den beskriver också dina rättigheter gentemot Head Agent och hur du kan göra dina rättigheter gällande.

VAD OMFATTAS AV TERMEN PERSONUPPGIFTER?

Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan knytas till en fysisk person som är i livet. Exempel på detta är namn, kontaktinformation, personnummer, foto, mobilnummer eller mailadress. Utöver föregående exempel är också information som kan identifiera dig som yrkesutövare personuppgifter. Alltså är exempelvis dina professionella erfarenheter, titlar, bolag där du är/har varit verksam, styrelseuppdrag, medlemskap i professionella organisationer, utbildning, betyg från utbildningar och arbeten, samt språk och andra färdigheter (kort sammanfattat ditt cv) också personuppgifter.

 

2 BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER

2.1 Allmänt

Denna policy gäller för alla personuppgifter som behandlas av Head Agent och som är hänförliga till Head Agents potentiella och befintliga kunder/uppdragsgivare, leverantörer (eller kontaktpersoner hos dessa) eller kandidater. I samtliga av dessa relationer kommer Head Agent att inhämta, registrera, lagra, organisera, bearbeta, sammanställa, använda, presentera, radera eller på andra sätt behandla personliga (inklusive professionella) uppgifter. Du som läsare av denna policy behöver endast läsa den del av detta avsnitt 2 som hänvisar till den kategori som du tillhör.

 

2.2 Kunder

Potentiella kunder

Head Agent samlar in (från publika källor, genom delning/registrering av uppgifter på hemsidan, uppgifter från hemsidan eller genom rekommendationer från personer i vårt nätverk) och lagrar personuppgifter om dig, som kontaktperson eller nyckelperson för ditt företag eller annan typ av organisation. Vi samlar in personuppgifter om dig i form av ditt namn, din titel/position inom företaget/organisationen samt dina kontaktuppgifter, och registrerar dessa uppgifter i våra interna system. Dessa uppgifter samlar vi in för att kunna informera dig om, erbjuda och marknadsföra Head Agent och Head Agents tjänster. Vår grund för denna behandling av dina personuppgifter är att vi efter en intresseavvägning kommit fram till att behandlingen framstår som berättigad för att Head Agent ska kunna marknadsföra sina tjänster.

 

Befintliga kunder

Om ni väljer att anlita Head Agent för utförande av någon av de tjänster som Head Agent erbjuder kommer vi att behandla ditt namn, din titel/position inom företaget/organisationen, dina kontaktuppgifter samt eventuella ytterligare personuppgifter (som vi samlar in i samband med ingåendet av avtalet), i den omfattning vi behöver för att kunna fullfölja tjänsteavtalet. Denna behandling baseras på att vi efter en intresseavvägning kommit fram till att den är berättigad för att Head Agent ska kunna leva upp till sina skyldigheter i leverans av efterfrågade tjänster samt utnyttja sina rättigheter enligt avtalet.

 

Gemensamt för personer hos potentiella och befintliga kunder

Dina personuppgifter kommer att behandlas internt inom Head Agent Group vilket innebär behandling inom Policy och lag även för bolag i koncernen och endast om de har egna ändamål. Vidare kommer dina personuppgifter att behandlas av våra IT- leverantörer/personuppgiftsbiträden som tillhandahåller våra databaser och IT-tjänster. Med dessa kommer vi att ingå personuppgiftsbiträdesavtal och de kommer att vara bundna att behandla personuppgifterna enligt GDPR.

Vår behandling av dina personuppgifter kommer att upphöra om du har invänt mot vår behandling och vi inte har identifierat något stöd för att fortsätta den eller när vårt ändamål med behandlingen av dina personuppgifter upphör.

 

2.3 Leverantörer

Head Agent införskaffar och lagrar personliga uppgifter om dig, som kontaktperson för ditt företag eller annan typ av organisation. Head Agent samlar in och lagrar personuppgifterna eftersom vi behöver dem för genomförandet av avtalet med det bolag eller den organisation som du tillhör. Behandlingen baseras på att Head Agent efter en intresseavvägning kommit fram till att den är berättigad för att Head Agent ska kunna leva upp till sina skyldigheter samt utnyttja sina rättigheter enligt leverantörsavtalet.

Vår behandling av dina personuppgifter kommer att upphöra när vårt ändamål med behandlingen upphör.

 

2.4 Kandidater & Nätverk

Vilka är kandidater?

Kandidater är personer vars personuppgifter behandlas av Head Agent eftersom kandidaten kan vara intressant för pågende rekryteringar och framtida rekryteringar som Head Agent hanterar på uppdrag av sina kunder. Med rekrytering omfattas följande: executive search, kandidatnätverk, tipsrekrytering samt interimrekrytering.

 

Insamling av dina personuppgifter

Dina personuppgifter kan komma från dig direkt (genom att du skickar in eller registrerar din CV via länken på vår hemsida, intresseanmälan för en roll via hemsidan eller direkt till en anställd på Head Agent eller på annat sätt tar kontakt med oss) eller genom att vi på annat sätt samlar in personuppgifter om dig (via andra Head Agent- bolag, personer i vårt nätverk eller via allmänt tillgängliga kanaler som sociala medier eller företags- och andra hemsidor).

När vi samlar in personuppgifter från andra källor än direkt från dig kommer vi endast samla in och registrera sådana personuppgifter som är relevanta för bedömningen av din lämplighet för en aktuell tjänst och potentiella framtida tjänster. Vilka uppgifter som är relevanta bedöms från fall till fall utifrån kundens kravställning och preferenser. Personuppgifter som är klassificerade som känsliga kommer endast att behandlas efter inhämtande av ett särskilt samtycke från dig angående sådan behandling.

 

Grund för vår behandling av dina uppgifter

I de fall vår behandling av dina personuppgifter inleds genom att du själv skickar in dina uppgifter till oss, eller vi mottager dina personuppgifter från ett annat bolag inom Head Agent-koncernen som behandlar dina uppgifter enligt ett samtycke från dig, kommer all vår behandling grundas på ett samtycke från din sida. Notera att vi inte ställer krav på att mer känsliga uppgifter delas som inte är relevant till de tjänster som Head Agent erbjuder och vi uppmanar därför till att inte dela mer information med oss än nödvändigt. I de andra fallen (då vår behandling av dina personuppgifter inleds innan vi (eller något annat Head Agent-bolag) har varit i kontakt med dig, genom att vi samlar in och registrerar personuppgifter om dig från en annan källa än från dig personligen) kommer vår inledande behandling ske med stöd av en intresseavvägning. I samband med denna intresseavvägning har vi bedömt att vi har ett berättigat intresse att behandla personuppgifterna för att kunna genomföra vårt rekryteringsuppdrag på ett bra sätt och kunna presentera flera bra kandidater. De personuppgifter som samlas in från andra källor innan vi har varit i kontakt med dig kommer att vara begränsade och endast syfta till att skapa en översiktlig bild av din lämplighet för den aktuella tjänsten och dessa kan närsomhelst vid önskemål att raderas.

 

Omfattningen av vår behandling samt åtkomst till dina uppgifter

Ju längre tid ditt namn finns kvar i en rekryteringsprocess, desto mer kommer vi att nyansera och fördjupa vår kännedom om dig och säkerställa dina kvalifikationer för den aktuella tjänsten och framtida tjänster som en del av vårt långsiktiga karriärnätverk. Detta gör vi exempelvis genom: (i) intervjuer över telefon och i person (både med dig och eventuella referenspersoner) som sedan sammanfattas av oss; samt (ii) kartläggningar av dina utbildningar, meriter och personliga egenskaper i relation till uppdragsgivarens ställda kravprofil, samt dina personaliga tankar av vad du finner är intressant och vad kommande utmaningar i karriären du söker. Därefter kommer vi att inhämta fördjupande referenser om dina prestationer och ditt sätt att arbeta som även dessa sammanfattas av oss. Information från intervjuer, referenser, och tester sparas endast i enlighet med den tid det är relevant för de specifika rekryteringarna som de gällde, med allmän information som har delats gällande långsiktig karriär sparas längre. Notera att information om kontakt med oss, delaktighet och intresse för roller sparas för att kunna ge bästa möjliga relevanta framtida kontakt med oss som karriärpartner.

Utöver att dina personuppgifter behandlas av Head Agent anställda som behöver ha tillgång till dem för att kunna fullgöra vårt uppdrag/syfte mot kund och mot dig som kandidat och att dina personuppgifter skickas till våra kunder (enligt beskrivningen ovan), kommer dina personuppgifter endast att behandlas av våra IT- leverantörer/personuppgiftsbiträden som tillhandahåller våra databaser såvida att du inte gett oss särskilt samtycke till annan behandling av dina personuppgifter. Vi kommer ingå personuppgiftsbiträdesavtal med våra IT- leverantörer och de kommer att vara bundna av att behandla personuppgifterna enligt GDPR. Vidare kan dina personuppgifter komma att spridas till andra bolag inom Head Agent-koncernen, ifall vi bedömer att din profil är intressant för rekryteringsprocesser som genomförs av sådana andra Head Agent-bolag.

 

Fortsatt behandling av dina uppgifter

Förutsatt att du har lämnat ett samtycke till det kommer vi att behålla dina personuppgifter i våra interna system även efter avslutad rekryteringsprocess i egenskap av karriärpartner och nätverk. Detta för att kunna värdera och kontakta dig som kandidat för framtida rekryteringsuppdrag som passar din profil. Vi kommer emellertid radera sådana personuppgifter som vi bedömer var specifika för den tidigare kunden och som vi därför inte har anledning att behålla, enligt ovan nämnt. Dina personuppgifter kommer att finnas kvar till dess att du återkallar ditt samtycke eller vårt syfte med vår behandling annars upphör. I tillägg till detta kommer personuppgifter som vi bedömer har blivit inaktuella, och därför inte kommer kunna vara relevanta i kommande rekryteringsprocesser, att tas bort efter hand.

Om du inte har ett intresse att fortsatt ha kontakt med oss i karriären behöver du meddela att samtycke upphör efter kontakten. Dina personuppgifter kommer att raderas så snart du upphör att vara kandidat (antingen genom att du tilldelas den aktuella tjänsten, eller att vi och kunden går vidare med andra kandidater) och det inte heller finns någon annan anledning för oss att behålla dina personuppgifter (t.ex. för att skydda oss mot anspråk).

 

3 BEHANDLING SOM GRUNDAR SIG PÅ SAMTYCKE

Vad avser behandling av dina personuppgifter som grundar sig på samtycke kan du när som helst meddela oss att ditt samtycke, helt eller delvis, upphör, genom att använda dig av följande e-postadress: info@headagent.se. Så snart du meddelar att ditt samtycke upphör och kan på ett tillförlitligt och säkert sätt intyga din person kommer vi att radera samtliga dina personuppgifter som återkallandet avser.

 

4 INFORMATIONSSÄKERHET

Head Agent vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot oavsiktlig eller olaglig förstörelse eller oavsiktlig förlust, ändring, otillåten spridning eller åtkomst, särskilt om behandlingen innefattar överföring av uppgifter i ett nätverk, och mot varje annan olaglig form av behandling. De säkerhetsåtgärder som vidtas för att skydda personuppgifter kommer att stå i proportion till risken för skada med tanke på de skyddade uppgifternas typ. Vi har hög säkerhet på våra arbetsverktyg och system samt har en etablerad IT-policy för alla anställda att följa för att säkerställa trygg behandling och korrekta åtgärder vid eventuellt fel (såsom förlust av arbetsverktyg).

 

5 DINA RÄTTIGHETER

5.1 Rätt att få tillgång till dina personuppgifter

Genom att på ett tillförlitgligt och säkert sätt intyga din person kan du begära en kopia av dina uppgifter och kontrollera så att uppgifterna är korrekta.

 

5.2 Rätt till rättelse

Du har rätt att korrigera en felaktig uppgift om dig eller komplettera en uppgift som inte är fullständig.

 

5.3 Rätt att bli raderad/bortglömd

Du har rätt att begära radering av dina personuppgifter om dessa inte längre är nödvändiga för vårt syfte bakom behandlingen samt vi inte har någon skyldighet att i någon omfattning behålla uppgifterna.

 

5.4 Rätt till begränsning av behandling

Du har rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas om: (i) du anser att en personuppgift är felaktig och vi behöver en viss tid för att kontrollera detta (begränsningen sker i så fall under tiden kontrollen sker); (ii) behandlingen saknar laglig grund eller inte längre är nödvändig för vårt syfte men du inte vill att dina personuppgifter ska raderas;; eller (iii) du har gjort en invändning mot behandlingen och vi behöver viss tid för att göra en sådan kontroll som det hänvisas till i nästa stycke (begränsningen sker i så fall under tiden kontrollen sker).

 

5.5 Rätt att göra invändningar

Du har rätt att göra invändningar mot behandling av personuppgifter som endast grundar sig på en ”intresseavvägning”. Vid sådana invändningar ska du ange varför invändningen görs och vi kommer efter invändningen göra en kontroll om dina skäl bakom invändningen väger tyngre än det berättigade intresse som vi stöder vår behandling på. I de fall vi har angett att dina personuppgifter behandlas för direkt marknadsföring har du rätt att när som helst invända mot behandlingen och vi ska då upphöra med vår behandling för detta syfte.

 

5.6 Rätt till dataportabilitet

Personuppgifter som du har gett till oss för behandling enligt ett samtycke från dig eller för att vi ska kunna fullgöra kontraktuella åtaganden mot dig har du rätt att få ut för att du ska kunna överföra dem till en annan personuppgiftsansvarig. Alternativt har du, om det är tekniskt möjligt, rätt att begära att vi överför dem direkt till sådan annan personuppgiftsansvarig.

 

5.7 Rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndighet (Datainspektionen/blivande Integritetsskyddsmyndigheten)

Om du anser att vår behandling av dina personuppgifter strider mot tillämplig lagstiftning ber vi dig att i första hand kontakta oss genom användande av någon av adresserna som anges ovan men du har även rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten, d.v.s. Datainspektionen/blivande Integritetsskyddsmyndigheten.

Head Agent Integritetspolicy kommer kontinuerligt att uppdateras. När detta sker kommer det att uppdateras och dateras på vår hemsida.

Om du har några frågar gällande denna policy och om dina uppgifter ber vi dig att kontakta oss enligt ovan.